Beretning om beslutningsfasen i statslige it-projekter

04-12-2020
Beretning

Beretning nr. 5/2020

Beretningen handler om beslutningsfasen i statslige it-projekter.

Formålet med undersøgelsen er at afdække, hvad der karakteriserer beslutningsfasen i statslige it-projekter, og om der er en sammenhæng mellem ministeriernes beslutninger i beslutningsfasen, og hvordan projekterne er kommet i mål i forhold til pris, tid og gevinster. Rigsrevisionen besvarer følgende spørgsmål i beretningen:

  • Hvor store udgifter har ministerierne haft, og hvor lang tid har ministerierne brugt på beslutningsfasen?
  • Hvilke beslutninger har ministerierne truffet vedrørende anskaffelsen af it-systemerne?
  • I hvilket omfang har ministerierne justeret i projekternes budget og tidsplan i løbet af beslutningsfasen?

Rigsrevisionen vurderer, at de forhold vedrørende projekternes beslutningsfase, som Rigsrevisionen har undersøgt, ikke alene kan forklare, hvorfor nogle projekter kommer i mål i forhold til pris, tid og gevinster, mens andre ikke gør det. Projekterne er meget forskellige, ligesom der er en række andre forhold, der påvirker, om ministerierne når i mål med et projekt. Dermed bliver projekterne ikke nødvendigvis succesfulde, fordi ministerierne fx vælger en agil udviklingsmetode eller vælger egenudvikling, eller fordi ministerierne bruger mange penge eller lang tid på beslutningsfasen. Konsekvensen er, at ministerierne derfor er nødt til i hvert enkelt projekt at vurdere, hvordan projektet skal tilrettelægges for at komme bedst i mål.

Rigsrevisionen har igangsat undersøgelsen i december 2019 på baggrund af en anmodning fra Statsrevisorerne.

Kort fortalt (PDF) Hele beretnngen (PDF)

Statsrevisorernes bemærkning til beretningen

Den 4. december 2020 behandlede Statsrevisorerne

Beretning nr. 5/2020 om beslutningsfasen i statslige it-projekter

Statsrevisorerne afgav beretningen til Folketinget med følgende bemærkning:

"Statsrevisorerne har bedt Rigsrevisionen om at udarbejde denne beretning ud fra et ønske om, at der indsamles viden og opnås læring om, hvordan beslutningsprocesser kan påvirke statslige it-projekters succes i forhold til de opstillede mål om pris, tidsforbrug og gevinster. I beslutningsfasen i statslige it-projekter træffes meget centrale beslutninger om, hvordan et it-projekt skal gennemføres og indkøbes. Det er derfor væsentligt, at der opnås viden om beslutningsfasens varighed og udgifter, om ministeriernes valg af udviklingsmetode, og om ministerierne bruger relevant viden til at justere budget og tidsplan.

Undersøgelsen omfatter de ministerier, der siden 2011 har indsendt it-projekter til risikovurdering i Statens It-råd, og hvis beslutningsfase er afsluttet før juli 2020. Det drejer sig om i alt 96 projekter, der samlet set beløber sig til ca. 7,6 mia. kr., fordelt på 15 ministerier.

Statsrevisorerne konstaterer, at der ikke er entydig sammenhæng mellem statslige it-projekters målopfyldelse i forhold til pris, tidsforbrug og gevinster, og hvor mange penge og hvor lang tid ministerier­ne bruger på beslutningsfasen.

Statsrevisorerne noterer sig, at en bestemt teknisk løsning, udviklingsmetode eller indkøbsform (rammeaftale eller EU-udbud) ikke nødvendigvis sikrer en højere succesrate for de statslige it-projekter.

Statsrevisorerne finder det mindre tilfredsstillende, at 3 ministerier ikke i alle tilfælde har begrundet deres beslutninger om it-projekternes tekniske løsning, udviklingsform og indkøbsform ud fra, hvad der er bedst egnet til det enkelte it-projekt.

Statsrevisorerne konstaterer:

  • At undersøgelsen ikke indikerer, at ministeriernes it-projekter kommer bedre i mål, fordi ministerierne bruger længere eller kortere tid, eller der er afholdt flere eller færre udgifter i beslut­nings­fasen.
  • At ministerierne siden 2011 i stigende grad har anvendt en agil eller delvist agil udviklingsmetode i it-projekterne, og at indkøbsformen er nogenlunde ligeligt fordelt på indkøb via rammeaftaler og EU-udbud. Hverken udviklingsmetode eller indkøbsform synes alene at have betydning for it-projekternes succesrate.
  • At ministerierne i størstedelen af projekterne har justeret i budget og tidsplan i løbet af beslutningsfasen. Justeringerne har ikke nødven­dig­vis ført til, at it-projekterne kommer i mål i forhold til pris, tidsforbrug og gevinster. I de fleste tilfælde har justeringerne ført til, at budgettet er blevet forøget, og at afslutnings­tids­punk­tet er blevet udskudt – dog er estimaterne tættere på de faktiske udgifter.
  • At It-rådets risikovurdering af 23 ud af de 96 projekter først blev afslut­tet efter overgangen til gennemførelsesfasen. Den sene risikovurdering begrænser It-rådets mulighed for at komme med relevante anbefalinger i projekternes beslutningsfase, som kan være med til at reducere risici i projektet og have betydning for projektets succes."
Beretningshistorik