Beretning om det digitale tinglysningsprojekt

Den 17. august 2010 behandlede Statsrevisorerne

Beretning nr. 14/2009 om det digitale tinglysningsprojekt

Statsrevisorerne afgav beretningen til Folketinget med nedenstående bemærkning:

"Statsrevisorerne anmodede om denne undersøgelse af Domstolsstyrelsens digitale tinglysningssystem for at få belyst årsagerne til, at idriftsættelsen af systemet havde været udsat flere gange. Endvidere ønskede Statsrevisorerne at få undersøgt, om beslutningsgrundlaget for implementering af det digitale tinglysningssystem havde været fyldestgørende, om projektstyringen var tilfredsstillende, og om systemet fungerede efter hensigten.

Den digitale tingbog blev sat i drift den 8. september 2009 efter 1½ års forsinkelse. Forsinkelsen skyldtes hovedsageligt, at leverandøren ikke kunne levere til tiden, og at der var behov for yderligere test af systemet. Efter idriftsættelsen opstod der indkøringsproblemer, som bl.a. resulterede i ophobning af sager og lange sagsbehandlingstider, der havde alvorlige konsekvenser for borgere og virksomheder, når de skulle købe, sælge eller belåne fast ejendom.

Statsrevisorerne konstaterer, at Domstolsstyrelsen har gennemført en række forbedringer, så den digitale tingbog i dag i al væsentlighed fungerer efter hensigten. Antallet af ophobede sager og sagsbehandlingstiderne er reduceret, og man har nået målet om, at 70 % af alle anmeldelser behandles automatisk.

Statsrevisorerne kritiserer skarpt, at den organisatoriske forberedelse af tinglysningsprojektet har været utilstrækkelig, og at projektstyringen og økonomistyringen ikke har været tilfredsstillende. Tinglysningsprojektet har været præget af, at Justitsministeriet og Domstolsstyrelsen har undervurderet projektets risici og kompleksitet.

Statsrevisorerne skal i den forbindelse understrege, at der af beretningen fremgår en lang række årsager til tinglysningsprojektets indkøringsproblemer, fx:

• utilstrækkelige vurderinger af behovet for personaleresurser og opgavernes omfang
• for tidlig gennemførelse af den forudsatte effektiviseringsgevinst (reduktion af 200 årsværk)
• urealistiske forventninger til, hvor hurtigt man ved udflytning af en myndighed kan opbygge medarbejdernes kompetencer og produktivitet
• mangelfulde brugervejledninger og helt utilstrækkelig hotlinefunktion
• fravalg af pilottest og test af systemets brugervenlighed
• utilstrækkelig forberedelse af håndteringen af fuldmagter.

Domstolsstyrelsen er en uafhængig institution under Justitsministeriet. Justitsministeriet har generelt ingen instruktionsbeføjelse over for styrelsen, men har overordnet ansvaret for bevillinger til Domstolsstyrelsen og for lovgivningen på området. Justitsministeren forudsættes derfor at afklare, hvilke foranstaltninger der skal iværksættes på baggrund af denne beretning."

Beretning nr. 14/2009 om det digitale tinglysningsprojekt

Sagen optages i Endelig betænkning 2009 som fortsat sag med følgende statsrevisorbemærkning:

"Det kræver et grundigt forarbejde at indføre et så komplekst system som det digitale tingslysningssystem, der har vital betydning for borgere og virksomheder. Statsrevisorerne konstaterer, at forberedelsen af og indkøringen af det digitale tinglysningsprojekt ikke har været tilfredsstillende.

Statsrevisorerne forventer, at Domstolsstyrelsen fremover udnytter den erhvervede viden og følger god praksis for projektstyring, sikrer god økonomistyring og følger de statslige retningslinier for aflæggelse af projektregnskaber.

Statsrevisorerne vil følge de afsluttende faser af implementeringen af det digitale tinglysningssystem, herunder implementeringen af de resterende dele af systemet og Domstolsstyrelsens effektvurdering af det digitale tinglysningssystem."