Den 21. februar 2022 behandlede Statsrevisorerne
Beretning nr. 11/2021 om Forsvarsministeriets styring af facility management
Statsrevisorerne afgav beretningen til Folketinget med følgende bemærkning:
"Forsvarsministeriet indgik i 2017 en aftale med virksomheden ISS om at udlicitere driften af 9 serviceområder, bl.a. rengøring, bygninger, arealpleje, tekniske installationer og kantiner (facility management). Kontrakten var Nordens største med en værdi på 3 mia. kr., og den omfattede levering af ydelser til alle Forsvarsministeriets 560 etablissementer i 6 år med start den 1. februar 2018. Kort tid inde i kontraktperioden blev det klart, at formålet med kontrakten om at sikre et højt serviceniveau og opnå besparelser ikke blev indfriet. Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES) og ISS blev i juni 2021 enige om at ophæve kontrakten.
Facility management-kontrakten var baseret på en partnerskabsmodel mellem FES og ISS. Partnerskabsmodellen betyder ikke, at FES kan udlicitere ansvaret for styringen af kontrakten til ISS, da det er FES’ ansvar at sikre, at formålet med kontrakten opnås, og at forvaltningen sker i overensstemmelse med gældende regler og standarder.
Statsrevisorerne finder, at Forsvarsministeriet har haft en utilfredsstillende styring af facility management, siden ISS overtog opgavevaretagelsen i 2018.
Statsrevisorerne finder det utilfredsstillende, at Forsvarsministeriet fra start ikke har været tilstrækkeligt forberedt til at kunne styre facility management-kontrakten og på intet tidspunkt i kontraktperioden har haft fuldt overblik over, om de ydelser, som ISS har leveret, levede op til den aftalte mængde og kvalitet samt til de aftalte resultatmål.
Statsrevisorerne konstaterer, at ingen af formålene med facility management-kontrakten er indfriet. Forsvarsministeriet har hverken kunnet sikre et højt serviceniveau, reducere udgifterne til facility management eller opnå de besparelser, som var forventet, da ministeriet besluttede at samle facility management i én kontrakt.
Statsrevisorerne har bl.a. hæftet sig ved:
- At Forsvarsministeriet kun afsatte 64 arbejdsdage til at implementere facility management-kontrakten med ISS, på trods af at kontrakten var særdeles kompleks og krævede omfattende tilpasninger af styringen, bl.a. som følge af partnerskabsmodellen, der forpligtede parterne til at samarbejde om afdækning af mulighederne for optimering af service og besparelser.
- At der gik mere end 1½ år, fra kontrakten var indgået med ISS, til FES fastsatte forretningsgange for styringen, herunder kontrol af serviceleverancer, opfyldelse af resultatmål og opfølgning på økonomien.
- At FES ikke har foretaget en systematisk kontrol med de variable serviceydelser ved varemodtagelse i facility management-kontraktens første 2 år.
- At FES ikke har udført tilstrækkelige sandsynliggørende kontroller af, om de faste serviceydelser er leveret i den aftalte mængde og kvalitet, og ikke har fulgt systematisk op på det omfattende antal fejl og klager. Ved udgangen af kontraktens første år var der fx over 3.300 klager.
- At FES ikke i alle tilfælde har fulgt op på resultatmålene og ikke konsekvent har iværksat tiltag, der skulle sikre fremtidig opfyldelse af resultatmålene.
- At Forsvarsministeriet især ikke har været i stand til at styre og følge op på grund af mangel på data, registreringer og systemunderstøttelse.
- At målsætningerne om at reducere udgifterne i kontraktperioden ikke er nået, da udgifterne har været stigende over årene.
- At FES ikke har systemunderstøttet indkøbsprocessen, så der blev sikret den foreskrevne funktionsadskillelse, dvs. at der er risiko for, at den samme person kan have bestilt, godkendt og modtaget serviceydelser.
Statsrevisorerne noterer sig, at Rigsrevisionen ikke har haft mandat til at gennemgå ISS’ rolle i partnerskabet. Alligevel giver beretningen et indtryk af, at der har været udfordringer med ISS’ leverancer. Statsrevisorerne finder det relevant, at staten og private leverandører lærer af dette fejlslagne udliciteringsprojekt, og at man bruger den opnåede viden og erfaring ved fremtidige udbud af facility management-kontrakter."